Pri preberaní domu do správy je dôležité fyzické prevzatie nehnuteľnosti a spísanie protokolu o všetkých záležitostiach, ktoré bude potrebné riešiť pri výkone správy v ďalšom období.
Vstupné činnosti správy
- zaistenie protokolárneho vysporiadania všetkých dokumentov a dokladov k domu
- zmapovanie technického stavu rozvodov a armatúr ÚK, TV, SV, kanalizácie a plynu
- kontrola technického stavu hlavných vstupných armatúr ÚK, TV, SV a plynu
- zmapovanie technického stavu vodomerov a prevedenia ich montáže
- v prípade, ak predchádzajúci správca neodovzdá písomné materiály, ktoré súvisia so správou domu, vypracovanie nových = kompletný pasport bytového domu pozostávajúci z evidenčného listu (ďalej len EL) bytového domu, EL bytu, EL nebytového priestoru, EL systémových porúch a EL opráv, zmien a revízií
- kontrola uzavretých dodávateľských zmlúv
- prehľad platieb pre vlastníkov a nájomníkov
- dohoda s bývalým správcom o spôsobe prevedenia vyúčtovania služieb (v prípade prevzatia v priebehu roka)
Podľa zákona č. 182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a NP v znení neskorších predpisov, ak správca skončí svoju činnosť, je povinný do 30 dní pred jej skončením, predložiť vlastníkom, príp. novému správcovi správu o svojej činnosti a odovzdať všetky písomné materiály, ktoré súvisia so správou domu:
- základné dokumenty: stavebná dokumentácia, projekt, jeho zmeny, projekt skutočnej realizácie, stavebné povolenie, kolaudačné rozhodnutie, rozhodnutie o prípadnej rekolaudácii, príp. iné rozhodnutia stavebného úradu, korešpondencia so stavebným úradom a všetka ďalšia korešpondencia, ktorá sa týka správy domu
- doklady k technickému stavu nehnuteľnosti: pasport domu a jednotlivých bytov a NP, revízna správa o kotolni, ak sa stane podielovým spoluvlastníctvom bytov
- účtovné doklady k správe domu: evidencia o nákladoch nehnuteľnosti (investície do opráv údržby, atď.), rozpočty na investície a generálne opravy, doklady o výbere poplatkov za užívanie spoločných priestorov v dome a príslušné nájomné zmluvy
- ďalšie dokumenty a údaje: prevzatie a zistenie stavu jednotlivých meradiel energií; prevzatie počtu nádob na odvoz smetí a odpadov; prevzatie rozpracovaných opráv alebo iných prác, ak sa vykonávajú; prevzatie inštalovaných spoločných televíznych antén; prevzatie všetkých revíznych kníh elektro a plynoinštalácií, bleskozvodu, komína, antén, výťahov, doklady o komínových prieduchoch a zmluvy s príslušným kominárskym podnikom na ich pravidelné čistenie; požiarna dokumentácia a prevzatie hasiacich pomôcok; doklady predpísané orgánom bezpečnosti práce a ochrany zdravia pri práci; prevzatie kľúčov a prípadná výmena zámkov k dverám (vstup do domu, vchod do spoločných priestorov); ostatné doklady, ktoré upravujú pravidlá spolužitia v dome (napr. domový poriadok)